С владельцем помещения вы должны согласовать день и время (как правило, накануне проведения мероприятия), когда вам можно будет завозить выставочное оборудование, предоставленные спонсорами призы, начать оформление выставочного зала. Также согласуйте с владельцем помещения порядок сохранности и вывоза выставочного оборудования.
Скорее всего, вам понадобится команда добровольных помощников из членов вашего сообщества или участников выставки для проведения «монтажных и демонтажных» работ выставочного оборудования, как перед выставкой, так и после нее. Об этом обязательно нужно позаботиться заранее.