С владельцем помещения вы должны согласовать день и время (как правило, накануне проведения мероприятия), когда вам можно будет завозить выставочное оборудование, предоставленные спонсорами призы, начать оформление выставочного зала. Также согласуйте с владельцем помещения порядок сохранности и вывоза выставочного оборудования.

Скорее всего, вам понадобится команда добровольных помощников из членов вашего сообщества или участников выставки для проведения «монтажных и демонтажных» работ выставочного оборудования, как перед выставкой, так и после нее. Об этом обязательно нужно позаботиться заранее.

Как показывает опыт, иногда организаторы выставки могут остаться без добровольных помощников, даже если об этом они позаботились заранее. Возможно, в этом случае организаторам выставки имеет смысл подумать не о добровольных, а о платных помощниках, которым в качестве оплаты можно сделать или бесплатное участие, или же заплатить небольшую сумму денег. К сожалению, возможности организаторов ограничены, и эти денежные траты будут внесены в дополнительные выставочные сборы, которые лягут на плечи рядовых участников выставки.

Навигация и безопасность в выставочном помещении

Выставка – это сложный «организм», в работе которого принимают участие большое количество организаторов, участников и посетителей. Чтобы участники и посетители не заблудились в «каменных лабиринтах», сделайте навигационные таблички и обозначьте ими места общего пользования: входы и выходы, туалеты, места для курения и т.д.

На выставке бывает много людей, которые не знакомы друг с другом. Вы, как организатор выставки, должны позаботиться о том, чтобы донести до участников мероприятия элементарные правила безопасности поведения на выставке и сохранности личного имущества.

Постарайтесь объяснить участникам мероприятия, что не следует оставлять своего питомца, а также личные вещи без присмотра или же под присмотром незнакомых людей.

Также не лишним будет требовать от участников выполнения простых норм поведения. И за их нарушение строго спрашивать с участников. Например, за распитие спиртных напитков в выставочном зале, курение в неразрешенных местах, несоблюдение общепринятых правил поведения следует удалять участника с выставки, а его животные подлежат снятию с экспертизы.