После того как продуманы все моменты с организацией зоовыставки, необходимо попытаться оценить ее бюджет. Разумеется – это будут приблизительные оценки. Поэтому имеет смысл проанализировать три варианта сценариев: лучший, средний (наиболее вероятный) и худший.

Необходимо помнить, что расходы организаторов начнутся раньше, чем они станут получать деньги от спонсоров. Поэтому кроме оценки приходов и расходов целесообразно прикинуть план движения денежных средств.

Не следует забывать о том, что часть сторонних услуг вы можете получить в зачет за оказанные вами услуги, т.е. речь идет о самом обыкновенном бартере. И если хорошо продумать стратегию поведения, то можно существенно сократить расходы, переведя их в плоскость бартера или же с помощью переговоров хотя бы договорится об отсутствии предоплаты. Т.е. вы можете существенно минимизировать ваши первоначальные вложения.

Рассмотрим, откуда можно получить деньги.

Доходы выставки

Каждое мероприятие имеет свои доходы и расходы. К доходам можно отнести:

• регистрационные взносы участников;
• взносы за участие в выставке животных;
• спонсорские взносы;
• продажа входных билетов;
• плата за размещение сторонней рекламы (в выставочном каталоге, в выставочном зале, на интернет-сайте выставки и т.д.);
• бартерные сделки (например, размещение рекламы в тематических СМИ за возможность распространения этих СМИ на выставке);
• комиссионные (возможность торговли в выставочном зале и т.д.);
• другие.

Расходы выставки

К расходам относятся все денежные затраты, связанные как с проведением самого мероприятия, так и не связанные напрямую с ним, но необходимые для его проведения (например, покупка канцтоваров, расходных материалов, транспортные расходы и т.д.).

Помня о доходах и расходах, получаем следующие формулы:

П = Д – Р
Д = РВУ х ЧУ + РВЖ х ЧЖ + Ид

где:
П – прибыль;
Д – доходы;
Р – расходы;
РВУ – регистрационные взносы участников;
ЧУ – число участников;
РВЖ – регистрационные взносы за животных;
ЧЖ – число животных;
Ид – иные виды дохода

На чем можно сэкономить

К великому огорчению, расходная часть бюджета мероприятия значительно шире, чем доходная. Поэтому необходимо научиться экономить, т.е. сокращать издержки.

Первое, что нужно научиться делать, — это отличать экономию от скупости. Экономный сокращает издержки, отказываясь от ненужного и покупает самый дешевый товар из тех, что соответствуют минимальным требованиям по качеству. Скупой же, чтобы не тратить деньги, отказывается даже от необходимого и покупает самый дешевый товар, даже если тот недостаточно хорош. И потому платит дважды.

Сэкономить выставочный бюджет можно на:

• вспомогательных материалах: рекламно-сувенирной продукции. Если задаться целью, то несложно найти место, где с наименьшими затратами можно изготовить печатную продукцию или сувениры;
• на некотором выставочном оборудовании. Креативный подход (например, изготовление выставочного оборудования из подручных средств) может сократить затраты на проведение выставки.

Нельзя экономить на информационных материалах о мероприятии: на качестве отображения информации в рекламных модулях, например, рекламные модули, выполненные в полутонах, нельзя печатать на ризографе, также как нельзя печатать официальные документы на принтере с «севшим» картриджем.