Для того, чтобы официально провести выставку и ничего не бояться, вам нужно иметь:
- Государственную регистрацию (быть любым юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем или общественной организацией);
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ОГРН или ОГРНИП);
- Договор на аренду помещения;
- Договор на проведение дезинфекционных работ – этот договор лучше всего заключить с государственной станцией дезинфекции;
- Договор на оказание ветеринарных услуг с ветстанцией, в зону ответственности которой входит арендуемое помещение;
- Разрешение на проведение выставки от городского комитета ветеринарии (здесь могут быть варианты, все зависит от того, кто в вашем регионе является самым главным разрешительным органом);
- Расчетный счет в банке для безналичных денежных переводов или ККМ для получения наличных денежных средств от участников выставки.
Список документов для каждого региона может быть свой. Так, например, до недавнего времени в Москве, чтобы получить разрешение на проведение выставки от Московской ветеринарии, необходимо было получить разрешение на проведение мероприятия в местном Роспотребнадзоре (санэпидемстанции). Для этого санинспектор выезжал на место, осматривал помещение и давал заключение о его пригодности для проведения мероприятия.
В Санкт-Петербурге в дополнение к указанному выше списку документов необходимо предоставить:
- копию Устава организации, где должно быть указано, что она имеет право проводить выставки;
- заключение эпизоотолога о состоянии помещения. Врач-эпизоотолог выезжает на место, осматривает помещение, и если оно соответствует всем требованиям, заключается договор.
Наверное, одним из самых простых мест оформления документов будет Новосибирск. Там, чтобы получить разрешение на проведение мероприятия, необходимо написать письменный запрос в городскую ветеринарную лечебницу с указанием всех видов животных.
Оформление разрешительных документов необходимо начать не менее чем за две, а лучше за четыре недели до проведения мероприятия.
Узнать о списке документов, необходимых для проведения мероприятия в вашем регионе, вы можете в районной ветстанции, по месту проведения выставки.
Важно: проведение мероприятия без разрешительных документов и с получением неучтенных денежных средств является нарушением действующего законодательства РФ.
Что делать, если невозможно собрать разрешительные документы
Может возникнуть такая ситуация, что ваше сообщество не является юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем или общественной организацией. Что делать?
Первое решение. Попытаться договориться с владельцем помещения о том, что на его плечи будет возложена задача по сбору разрешительных документов. Но чтобы он принял ваше предложение, необходима дополнительная мотивация.
Второе решение. Провести выставку без разрешительных документов. Это не совсем хорошее решение, т.к. возникновение каких-нибудь инфекционно-ветеринарных осложнений, как во время проведения мероприятия, так и после него, может существенно подпортить репутацию мероприятия и осложнить жизнь организаторам выставки.
Третье решение. Найти любое юридическое лицо, возможно потенциального спонсора (далее будем его называть Партнером), готового взять на себя решение всех организационных вопросов по проведению выставки.
При этом сферу ответственности между организаторами выставки и партнером можно разграничить следующим образом.
Партнер может привлекать к участию в мероприятии (его спонсировании) заинтересованные компании и также может организовать на территории выставки торговую зону (или распределить среди заинтересованных компаний место под торговлю). При этом все полученные от арендаторов или спонсоров деньги частично или полностью переходят в собственность партнера.
В свою очередь организаторы мероприятия обязуются, в случае обращения к ним сторонней компании, заинтересованной в участии в мероприятии, переадресовать эту компанию партнеру. Т.е. организаторы выставки по условиям соглашения не могут общаться с потенциальными спонсорами или арендаторами сами.
Насколько приемлемо третье решение – судить вам. В таких взаимоотношениях с партнером может возникнуть ситуация, описанная в разделе «Только мы и никто более» главы «Взаимоотношения со спонсорами».
Категория: 