Работа организаторов не заканчивается с окончанием выставки. После выставки иИм предстоит еще масса дел. Вот лишь небольшой перечень:
1. Подвести финансовые итоги мероприятия. Попробуйте проанализировать полученные результаты. Возможно, при подготовке следующего мероприятия благодаря этому анализу некоторых расходов удастся избежать.
2. Проанализировать отзывы о выставке, которые вам удалось получить при помощи анкет, книги отзывов и предложений, а также собрать на тематических форумах в Интернете.
3. Свести воедино все статистические данные по выставке:
- количество животных (по видам и породам);
- количество участников по половозрастному признаку, региональному делению, видам животных и т.д.
- количество посетителей;
- перечень СМИ, освещавших деятельность выставки, также разделенных по типу (радио, печать, телевидение и т.д.).
4. Выложить результаты выставки на сайт.
5. Собрать ссылки на фотографии с выставки, уже опубликованные в сети, и вместе со своими фотографиями оформить фотогалерею.
6. Собрать воедино все контактные данные участников, которые понадобятся для рассылки благодарственного письма.
7. Добавить в базу контактов СМИ новые контакты, полученные на выставке, которые понадобятся вам для рассылок анонсов и итогов последующих выставок.
8. Подготовить итоговый пресс-релиз, сообщающий о результатах, которые были достигнуты.
9. Подготовить пакет документов для каждой компании-спонсора, включающий:
- отзывы о продукции спонсора, с указанием источника информации;
- фотоотчет, в который обязательно должны быть включены кадры, иллюстрирующие самые интересные моменты выставки, а также виды размещения продукции спонсора, рекламных буклетов и листовок, расположения баннера в выставочном зале, награждение участников выставки;
- каталог выставки и другие выставочные рекламные материалы, на которых размещена реклама или логотипы спонсора;
- итоговый выставочный пресс-релиз;
- перечень СМИ, присутствовавших на выставке;
- пресс-клиппинг (отсканированные подборки новостных статей) с упоминаниями выставки;
- письма-благодарности компании-спонсору за участие в выставке.